Mit E-Mail Signaturen ist das so eine Sache. Entweder man hat keine und ist auch ahnungslos wo sich diese Signatur, die Unterschrift mit Kontaktdaten, einstellen lässt, oder man hat eine, die man aber ständig an Unternehmenserfordernisse anpassen muss. Zum Ärgernis vieler Chefs werden diese Signaturen oft mit den seltsamsten Verzierungen oder schlimmer noch mit Adressen privater Natur ausgestattet. Die Unkenntnis der meisten Mitarbeiter, die nicht über ausreichend System Know-how verfügen, führt zu gehetzten Systemadministratoren, die hektisch in endlosen Marathons durch die Gänge flitzen, um die Anforderungen der Geschäftsführung und damit verbunden die CI gemäßen Vorgaben für E-Mails umzusetzen. Dieses Chaos führt letztendlich zu enormen Abweichungen bei den hausinternen Richtlinien und das einheitliche Erscheinungsbild der E-Mails des gesamten Betriebes geht über den Jordan.
Zwei deutsche Softwareentwickler schaffen nun mit einem einfachen Tool Abhilfe. Mit CI-Sign wird es möglich, Signaturen von zentraler Stelle aus zu steuern. Das Tool ist so einfach zu handhaben, dass nicht einmal eine Installation von Nöten ist. Man spielt lediglich die Dateien ins entsprechende Verzeichnis am Server und los geht's. Eine Installation auf Clientseite entfällt ebenfalls. Um corporate identity gemäße dynamische Signaturen zu erzeugen, ist ein einzelner Administrator nun in der Lage, sämtliche Mitarbeiter mit einer einheitlichen Signatur zu versehen. Öffnet der Mitarbeiter eine leere Mail wird ihm sofort die Signatur unter seiner Mail angezeigt. Ein verstecktes Anfügen erst beim Versand, wie bei Disclaimern, ist hier ausdrücklich nicht der Fall. Die fixierten Signaturen können außer vom Administrator von niemandem mehr verändert werden. Mit bisher bekannten Freeware E-Mail-Disclaimern hat dieses Tool deshalb nichts mehr gemein.
Als weitere Goodies können Logos, html Links und wichtige Nachrichten wie etwa der nächste Messetermine oder spezielle Angebote, dynamisch, zum Beispiel zeitgesteuert, mitten in die Signatur platziert werden. Die Kostenersparnis ist enorm. Wo bisher Administratoren Hunderte von Stunden unnütz aufwenden mussten, sind diese nun entlastet, da deren Arbeit von einer einzigen Person nur einmalig erledigt wird. Auch die Marketingabteilung freut sich, weil jede Mail die das Haus verlässt, eingebundene Infotexte und Grafiken erlaubt. Die Führungsetage kann Ihre CI durchsetzen und muss sich nach einmaligem Controlling um nichts mehr kümmern.
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CI-Sign - Neues Tool für Microsoft Outlook spart Nerven, Zeit und Geld
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