Verwenden von digitalen Signaturen mit Office XP

[Thor]

In Microsoft Office XP können Sie Dokumente problemlos elektronisch speichern und freigeben. Sie können z. B. ein an eine E-Mail-Nachricht angehängtes Dokument senden, ein Dokument an einem freigegebenen Speicherort speichern oder ein Dokument auf Diskette verteilen. Wenn Sie auf diese Weise Informationen freigeben können, wird Ihre tägliche Kommunikation dadurch viel einfacher. Andererseits wird nicht nur das Freigeben von Informationen einfacher. Dadurch steigt auch das Risiko, dass andere Ihre Daten verfälschen oder sie mit einem Virus infizieren.

Eine Art, dieses Risiko zu reduzieren, sind digitale Signaturen. Wenn Sie eine digitale Signatur verwenden, können Sie damit die Verbindung zwischen sich selbst und dem von Ihnen unterzeichneten Dokument besser sicherstellen. Gleichzeitig verfügen Sie bei der Verwendung eines Dokuments oder Makroprojekts mit einer Signatur über mehr Informationen zu dessen Gültigkeit.

Wann Sie digitale Signaturen verwenden sollten
Sie können digitale Signaturen innerhalb Ihrer Arbeitsgruppe verwenden, wenn Sie Dokumente verteilen oder veröffentlichen. Ihre Signatur auf einem Dokument bedeutet für Ihre Kollegen, dass sie die endgültige, nicht geänderte Version Ihres Dokuments vor sich haben. Da an ein einzelnes Dokument mehrere Signaturen angefügt sein können, können Sie mithilfe von Signaturen auch zeigen, dass Sie und ein Kollege sich über den endgültigen Inhalt eines Dokuments einig sind. Sie und Ihr Vorgesetzter können z. B. Ihre Leistungsbeurteilung beide mit einer digitalen Signatur unterschreiben.

Der Abschnitt im Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (in Englisch) bedeutet, dass mit elektronischen Signaturen unterschriebene Dokumente als legale Verträge angesehen werden können. So wie Sie jedoch beim Signieren oder Überarbeiten eines Dokuments, das jemand anderes signiert hat, vorsichtig sein müssen, müssen Sie auch beim Verwenden elektronischer Signaturen vorsichtig sein. Sie müssen z. B. entscheiden, ob Sie dem Signierer vertrauen. Außerdem müssen Sie sich der Bedeutung des Dokuments, das Sie signieren, bewusst sein.

Eine elektronische Signatur ist nur so viel wert wie die Person oder das Unternehmen, die bzw. das sie verwendet, oder die Zertifizierungsstelle, die sie vergibt. Da eine elektronische Signatur gefälscht werden könnte, wird die Nützlichkeit einer Signatur davon beeinflusst, wie sehr Sie der Person vertrauen, die das Dokument signiert hat. Auch andere Faktoren spielen dabei eine Rolle, z. B. wann und wo das Dokument signiert wurde, welche Art Signatur verwendet wurde und wo der Ursprung der Signatur liegt.

So finden Sie heraus, ob eine Datei signiert wurde
In den Office-Programmen, die digitale Signaturen unterstützen, gibt es zwei grundlegende Arten von signierten Dateien: signierte Dateien, z. B. Dokumente, Präsentationen oder Arbeitsblätter und signierte Makroprojekte. Die Art der Signatur für jeden Dateityp sowie die Vorteile jedes signierten Typs sind etwas unterschiedlich. Im Allgemeinen signieren Sie ein Dokument, um seinen Inhalt sicherzustellen; ein Makroprojekt signieren Sie, um zu versichern, dass es keinen Virus enthält.



Ein Dokument bleibt signiert, bis es geändert wird. Wenn Sie ein Dokument signieren, sollten Sie daher die Signatur erst ganz am Schluss anhängen, bevor Sie das Dokument verteilen. Jede Änderung nach dem Signieren des Dokuments macht die Signatur ungültig.

Signierte Dokumente
Es gibt zwei Arten, herauszufinden, ob ein Dokument signiert ist. Zuerst können Sie auf der Statusleiste nachsehen. Ein signiertes Dokument enthält auf der Statusleiste den Signaturstempel.



Sie können auch auf der Titelleiste des Dokumentfensters nachsehen. Bei einem signierten Dokument wird nach dem Titel des Dokuments (Signiert) angezeigt.

Um Informationen zu dem für die Signatur verwendeten digitalen Zertifikat zu erhalten, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, dann auf Sicherheit und anschließend auf Digitale Signaturen.

Signierte Makros
Makroprojekte werden in Microsoft Visual Basic Editor signiert. Signierte Makros arbeiten mit der Einstellung Makrosicherheit zusammen. Je nach Sicherheitseinstellung werden Sie von Microsoft Word (oder Microsoft PowerPoint® oder Microsoft Excel) bei signierten oder unsignierten Makros gewarnt, und es werden geeignete Maßnahmen vorgeschlagen, um die Dokumente vor potentiell gefährlichen Makros zu schützen. Wenn die Einstellung Makrosicherheit (klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf Sicherheit) z. B. auf Hoch gesetzt ist, werden unsignierte Makros automatisch deaktiviert.

Anmerkung Im Allgemeinen ist es am besten, wenn Sie die Sicherheitseinstellung immer auf Hoch lassen.

Wenn die Einstellung Makrosicherheit auf Mittel oder Hoch gesetzt ist, werden Sie gewarnt, bevor Sie Dateien öffnen, die mit verdächtigen Zertifikaten signierte Makros enthalten. Im Dialogfeld der Warnung können Sie auf Details klicken, um die Eigenschaften des Zertifikats anzuzeigen. Weitere Informationen zur Funktionsweise der verschiedenen Sicherheitseinstellungen mit signierten und unsignierten Makros finden Sie in der Hilfe im Thema Sicherheitsstufen für Makros.

Anmerkungen:

• Ein Makroprojekt muss unabhängig vom Dokument signiert werden. Das bedeutet, Sie können die Sicherheitswarnungen zu Ihren Makros nicht umgehen, indem Sie das Dokument signieren. Sie müssen die Makros ebenfalls signieren.
• Da Sie ein Dokument als letzten Schritt vor dem Verteilen signieren sollten, sollten Sie vor dem Dokument zuerst die Makros signieren. Sie sollten sich auch bewusst sein, dass es zum Signieren verschiedene Arten von Zertifikaten gibt (einige für das Signieren von Makros, andere zum Signieren von Dokumenten und wieder andere für beides).