Papierloses Büro

[Joerg]

Hi Community,

wer von euch hat mal ein papierloses (natürlich nicht ganz papierlos ) Büro umgesetzt. Welche Software verwendet ihr? Hat einer Tipps für Dokumentenmanagement Systeme?
Preislich soll sich das zw. 500-3000€ exkl. MwSt befinden.

Gruß Joerg

[Thor]

Mein bescheidener Kommentar: eine Utopie
Es gibt noch zuviel Wald und Faserpflanzen auf diesem Planeten ... und der eine oder andere lebt davon.

Abseits spezieller Softwarelösungen (eine optimale Netzstruktur vorausgesetzt) solltest Du Dir sicher auch ein paar Gedanken zu der Frage der Mitarbeitermotivation, -überzeugung, -schulung (Sensibilisierung) machen (imo oft unterschätzt), bedenken dass einige Schriftstücke (Verträge) die Papierform voraussetzten, das leidige Thema Angreifbarkeit digitaler Daten und Inhalte, sowie das automatisieren von Abläufen forcieren.

Dieses Prinzip kann nur funktionieren, wenn möglichst viele Geschäftspartner (-kunden) mitspielen/kompatibel sind ...

Ein (wie ich finde) sehr engagiertes Schülerprojekt hat sich auch mal ein paar Gedanken gemacht:
http://www.projekt-papierloses-buero.de/
http://www.projekt-papierloses-buero.de/movie.html (flash)

[Joerg]

Mir ist schon klar, dass das völlig papierlose Büro kaum realisierbar ist. Dafür sind in Deutschland auch noch nicht die gesetzlichen Voraussetzungen geschaffen.
Dem Kunden geht es primär um die Archivierung von eingescanten Dokumenten und will von der Indexierung profitieren.

[Marze]

> von eingescanten Dokumenten
schon da sitzt der 1000 Jahre dran. Die 3000 Piepen dafür sin auch blanke Utopie. Der Kerl sollte Kabaretist werden. Oder Politiker, bei diesen Vorstellungen.

... is nich bös' g'meint

[Joerg]

Können wir mal bitte wieder zurück zum Thema kommen? Einen Azubi/Praktikanten dranzusetzen, der die Kram macht ist kein Problem.
Es ist der Wunsch des Kunden und der zählt.
Dann suche ich halt selbst.

[Marze]

Ach komm, Jörg. Manchmal sind auch Kundenwünsche recht unrealistisch. Un dann kann bzw. sollte man dem Kunden das auch sagen.

Hast Du schonmal ein 100-Seiten Dokument eingescannt? Un danach auf Korrektur bearbeitet? Das allein kostet schon mehr als 3000 Piepen. 'ne gute SW ein vielfaches davon. Wartung etc. gehört auch dazu. Dann kommt noch das CMS. Ein gutes wirst Du nich mit 3000 am Limit bekommen. Ein CMS ohne Wartung is auch nix. Dann kommen noch Verwaltungshürden dazu - Büroumstellung, Ausbildung MA, die gesamten Prozesse müssend arauf ausgerichtet sein. Schon allein das Konzept übersteigt die Kostenvorstellung. Un Drucker sparste am Ende auch nich, weil die elektron. Unterschrift weitgehende Utopie is.

Glaub mir, da arbeiten andre Firmen mit mehr finanzieller Kraft dran. Ohne das von A-Z durchgezogen zu haben. Un mit bloßer SW isses bei weitem nich getan. Da steckt unheimlich viel Marketing- u. BW-Planungsbrühe drin. Un die allein kostet schon genug. Da is nich viel mit Azubi oder Praktikanten, wenn's professionell sein soll u. Hand u. Fuß haben soll.

[Andy1]

Letztes Jahr gab es mal einen guten Artikel über so etwas in der ct', da wurde konkret beschrieben wie so etwas realisiert wird.
Am Beispiel einer Versicherung, kurz der Ablauf, jeglicher Postverkehr wurde eingescannt und als Tiff, das war wichtig abgelegt, dann weiter bearbeitet mit einer Dokumentensoftware,DMS.
Mal sehen ob ich das noch finde, auch über die Preise etc. wurden Aussagen getroffen.
Allein ein guter Dokumentenscanner kostet ab 2000€, die Software war nicht der Batzen aber das einrichten und der Support, wobei natürlich immer der Bedarf zu beachten ist.
Dort in der Versicherung, waren die Aussenstellen komplett mit versorgt und man kommt auf eine recht hohe Anzahl von Schriftverkehreingang.
Bin mir nicht ganz sicher, aber ich glaube das war dieser hier:
http://www.heise.de/kiosk/archiv/ct/06/02/174/

Leider nicht kostenfrei und ich lese die ct' seid geraumer Zeit nicht mehr, bzw. kaufe sie mir nicht mehr.

[Joerg]

3000€ sind die reinen Software Kosten und die reichen, wie ich vorhin feststellen konnte, aus.
Was mich angeknackst hat war nur die Tatsache, dass ich dargestellt wurde, als wenn ich nicht wüsste was ich mache.
Der Kunde wurde ausreichend auf die Folgekosten hingewiesen und weiss, welche Strukturänderungen notwendig sind.
Hardwarekosten, Support, Einrichtung etc. sind zu vernachlässigen, da sie nicht Teil der Anfrage sind. Das der Betrag 5-stellig wird ist klar, aber nicht relevant.
Mir geht es einfach um die reine Dokumentenmanagement Software.
Ich werde mir mal den Artikel von Andy1 reinziehen. Vielleicht kann ich da noch einige Infos rausziehen.

[Marze]

He Joerg. Warum ziehst Du Dir diesen Schuh an? Du kannst doch lesen, dass ich des Kunden Vorstellung als unrealistisch ansehe. Un nix andres.

Zwischen papierlosem Buero un reinem CMS liegen numa Welten. Aber vielleicht hast Du Deine Anfrage nur etwas missverstaendlich formuliert.

Also Peace

[linux-luder]

Ein wichtiger Schritt in die Richtung ist das Umstellen auf papierloses Fax, wird sehr oft uebersehen.
Natuerlich werden Papiere, die ich fuer die Steuer brauche, auch noch extra ausgedruckt, der Rest allerdings bleibt elektronisch.

Um da Tips zu geben, muss man wissen, um was fuer eine Art Buero es sch handelt. U.a. betreue ich ein Ing.-Buero fuer Maschinenbau, die meisten hier haben ueberhaupt keine Vorstellung, um welche Mengen tech. Zeichnungen es sich da dreht.